Pytania i odpowiedzi

Tworzenie centrów usług wspólnych w oświacie – i nie tylko – ma często na celu centralizację funkcji księgowania, naliczania płac, prowadzenia spraw kadrowych, ale jednocześnie racjonalizację powiązanych z nimi procesów, co skutkuje znacznym obniżeniem kosztów. Zdarza się, że faktury kosztowe są księgowane w szkołach, a następnie przesyłane do urzędu miasta w celu rejestracji kosztu i aktualizacji budżetu. Co więcej, poszczególne szkoły i urząd miasta potrafią posługiwać się różnymi planami kont, a samo wprowadzanie dokumentów do systemów odbywa się ręcznie.
Rezultat jest taki, że wykonywane jest dużo całkowicie niepotrzebnej pracy, powstają błędy, które trzeba wyszukiwać i poprawiać, proces rozliczeniowy jest znacznie wydłużony, a ustalenie stanu finansów oświaty „na teraz” praktycznie nie jest możliwe.

Ten proces można przeprowadzić szybciej, taniej i bezpieczniej dla finansów publicznych poprzez centralizację zarządzania wydatkowaniem środków. W uproszczeniu, dyrektor rejestruje zakup w centralnym systemie budżetowym, zanim szkoła zaciągnie zobowiązanie. Jeśli środki na dany cel są dostępne, zostają blokowane i szkoła może podpisać umowę czy przyjąć fakturę kosztową.
Faktura jest skanowana w szkole i przesyłana elektronicznie do dekretacji przez wydział finansowy w urzędzie miasta. Urząd sprawdza zgodność faktury z budżetem, dekretuje ją i również w formie elektronicznej odsyła do szkoły, co pozwala dyrektorowi wydać dyspozycję przelania środków. Wszystkie dokumenty i operacje są trwale rejestrowane, podpisywane elektronicznie. 

 

CASE STUDY

Racjonalizacja procesów na styku Urzędu Miasta i podległych jednostek -

wdrożenie "Altar CUW w obszarze oświaty przez miasto średniej wielkości

 

 

+41 368 35 65

Altar Sp. z o.o., ul. Różana 5, 25-729 Kielce