Cechą sektora publicznego jest duża koncentracja na bieżącej obsłudze klientów i obywateli.

Stosunkowo mały nacisk kładziony jest na usprawnianie sposobu działania i inwestowanie w te usprawnienia. Dotyczy to procesów obsługi klienta, ale tym bardziej procesów wspierających, które zachodzą w działach pomocniczych takich jak np. księgowość, kadry i administracja (powielanych we wszystkich jednostkach). Eksperci Deloitte obliczyli, że gdyby zreorganizować te usługi w Centra Usług Wspólnych, to sektor publiczny mógłby odnotować oszczędności rzędu 4 -15 mld złotych rocznie!

Najczęściej Centra Usług Wspólnych pełnią funkcję administrującą sieciami procesów biznesowych oraz ich realizacją, przy uwzględnieniu zmniejszenia kosztów. Model Centrum Usług Wspólnych składa się w łańcuchów logistycznych, pomocy prawnej oraz obsługi klienta. Na przykład Boeing, firma która przenosi usługi pomocy technicznej do CUW, zmniejszyła wydatki o 1,4 mld USD od 1998 r. Wyniki badań pokazują, że wydatki firm w zakresie księgowości można zmniejszyć o 30-40%  w przeciągu 3-5 lat za pomocą wykorzystania CUW. Standard Bank Chartered zaoszczędził 8 milionów dolarów przez przeniesienie funkcji HR do Centrum Usług Wspólnych.

W przypadku najmniejszych samorządów obawy budzi zakres zadań nałożonych na gminy w połączeniu z ich potencjałem instytucjonalnym i dochodowym. Zadania realizowane przez
samorząd wymagają wiedzy eksperckiej z bardzo różnych dziedzin. Tymczasem kiedy w urzędzie pracuje kilkanaście osób, jedna osoba musi zajmować się różnymi zagadnieniami.
Brak wystarczających kompetencji w urzędzie jest często wskazywany jako problem i przyczyna nieprawidłowości przy stanowieniu prawa miejscowego (uchwały podatkowe, plan zagospodarowania przestrzennego). Dla rozwoju e-administracji kluczowe są natomiast
kompetencje w dziedzinie informatyki. Bez odpowiednich zasobów kadrowych wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań teleinformatycznych w samorządach nie będzie możliwe.

Wg ekspertyz przeprowadzonych przez Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego najbardziej właściwą formą prawną dla Centrów Usług Wspólnych jest status jednostki budżetowej. W odniesieniu do jednostek budżetowych, ustawa o finansach publicznych nie definiuje zamkniętego katalogu zadań, którymi mają się zajmować. Zgodnie z nowelizacją ustawy o samorządzie gminnym, to organy stanowiące (rady gmin, rady powiatu, sejmiki województw) określają zakres działalności centrów usług wspólnych. Zakres działań jest elastyczny, może być powiększany, zmniejszany, dlatego funkcjonowanie CUW w ramach jednostki budżetowej jest najwłaściwsze.